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如何對存貨進(jìn)行內(nèi)部控制

問:如何對存貨進(jìn)行內(nèi)部控制?

答:

(一)存貨管理崗位的分工與授權(quán)批準(zhǔn)
企業(yè)內(nèi)部除存貨管理部門及倉儲人員外,其余部門和人員接觸存貨時,應(yīng)由相關(guān)部門特別授權(quán)。對于貴重物品、危險品或保密物品等,應(yīng)當(dāng)規(guī)定更嚴(yán)格的接觸限制條件,必要時,存貨管理部門內(nèi)部也應(yīng)當(dāng)執(zhí)行授權(quán)接觸。

(二)存貨的請購與采購控制

企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)預(yù)算有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本系統(tǒng)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)編制存貨年度、季度和月份的采購、生產(chǎn)、存儲、銷售預(yù)算,并按照預(yù)算對實際執(zhí)行情況予以考核。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)各種存貨采購間隔期和當(dāng)前庫存,綜合考慮企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、市場供求等因素,充分利用信息系統(tǒng),合理確定存貨采購日期和數(shù)量,確保存貨處于最佳庫存狀態(tài)。要保證存貨采購業(yè)務(wù)按計劃申報程序進(jìn)行,由采購部門根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的計劃和材料請購單編制采購計劃,提出具體的采購目錄,經(jīng)主管計劃的負(fù)責(zé)人審核后報主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

(三)存貨的驗收與保管控制

1.存貨的驗收外購存貨的驗收,應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注合同、發(fā)票等原始單據(jù)與存貨的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否一致。涉及技術(shù)含量較高的貨物,必要時可委托具有檢驗資質(zhì)的機(jī)構(gòu)或聘請外部專家協(xié)助驗收。自制存貨的驗收,應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注產(chǎn)品質(zhì)量,通過檢驗合格的半成品、產(chǎn)成品才能辦理入庫手續(xù),不合格品應(yīng)及時查明原因、落實責(zé)任、報告處理。采購部門應(yīng)驗收材料的品種、數(shù)量,填制驗收單;質(zhì)量檢驗部門檢驗質(zhì)量,簽署驗收單;倉庫保管部門根據(jù)驗收單驗收存貨,填制入庫單,登記存貨臺賬,將發(fā)票、運(yùn)單連同收料單送回采購部門。2.存貨的保管企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立存貨保管制度,定期對存貨進(jìn)行檢查,重點(diǎn)關(guān)注下列事項:(1)存貨在不同倉庫之間流動時應(yīng)當(dāng)辦理出入庫手續(xù)。(2)應(yīng)當(dāng)按倉儲物資所要求的儲存條件貯存,并健全防火、防洪、防盜、防潮、防病蟲害和防變質(zhì)等管理規(guī)范。(3)加強(qiáng)生產(chǎn)現(xiàn)場的材料、周轉(zhuǎn)材料、半成品等物資的管理,防止浪費(fèi)、被盜和流失。(4)代管、代銷、暫存、受托加工的存貨,應(yīng)單獨(dú)存放和記錄,避免與本單位存貨混淆。(5)結(jié)合企業(yè)實際情況,加強(qiáng)存貨的保險投保,保證存貨安全,合理降低存貨意外損失風(fēng)險。

(四)領(lǐng)用與發(fā)出控制

企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確存貨發(fā)出和領(lǐng)用的審批權(quán)限,大批存貨、貴重商品或危險品的發(fā)出應(yīng)當(dāng)實行特別授權(quán)。倉儲部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)經(jīng)審批的銷售(出庫)通知單發(fā)出貨物。

(五)盤點(diǎn)與處置控制
企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定并選擇適當(dāng)?shù)拇尕洷P點(diǎn)制度,明確盤點(diǎn)范圍、方法、人員、頻率、時間等。制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計劃,合理安排人員、有序擺放存貨、保持盤點(diǎn)記錄的完整,及時處理盤盈、盤虧。對于特殊存貨,可以聘請專家采用特定方法進(jìn)行盤點(diǎn)。存貨盤點(diǎn)應(yīng)當(dāng)及時編制盤點(diǎn)表,盤盈、盤虧情況要分析原因,提出處理意見,經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后,在期末結(jié)賬前處理完畢。

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